Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen von MBDOK ist:

MBDOK ist das digitale Produkt / die digitale Dienstleistung. MB E-Commerce Services ist der rechtliche Betreiber und Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

2. Allgemeines zur Verarbeitung

MBDOK ist eine digitale Plattform zur Baustellendokumentation. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer (Benutzerkonten, Projektmitglieder, Empfänger von Einladungen und Dokumentationen) für den Betrieb und die Bereitstellung der Plattform. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an dem Betrieb der Plattform), soweit nicht eine andere Rechtsgrundlage angegeben ist.

3. Technische Bereitstellung

Für die technische Bereitstellung von MBDOK können externe IT- und Infrastrukturdienstleister eingesetzt werden. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von MB E-Commerce Services verarbeiten, werden sie vertraglich entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen eingebunden.

4. Kontoerstellung & Authentifizierung

Bei der Registrierung werden folgende Daten verarbeitet: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Vorname, Nachname, Unternehmen sowie Sprach- und Rolleinstellungen. Die Authentifizierung ist für die Nutzung von MBDOK erforderlich. Alternativ kann eine Anmeldung über einen externen Authentifizierungsanbieter erfolgen, sofern der Nutzer diese Funktion wählt. Dabei werden die vom Anbieter übermittelten Basisprofilinformationen (E-Mail-Adresse, Name) verarbeitet.

5. Projekt- & Teamverwaltung

MBDOK verarbeitet Projektdaten (Projektname, Adresse/Baustelle, Auftraggeber, Gewerke, Beschreibung) sowie Informationen zur Projektmitgliedschaft (Mitgliedschaften, E-Mail-Adressen, projektbezogene Rollen und Gewerke). Projektadministratoren können Mitglieder verwalten, Rollen ändern und Mitglieder aus Projekten entfernen. Die Entfernung aus einem Projekt löscht nicht das Benutzerkonto, sondern nur die Projektmitgliedschaft.

6. Einladungen

Projektadministratoren können Personen per E-Mail zu Projekten einladen. Dabei werden die eingeladene E-Mail-Adresse, optional der Name, das Unternehmen, die Rolle und das Gewerk verarbeitet. Eine Einladungs-E-Mail wird versendet, damit die eingeladene Person die Einladung annehmen kann.

7. Baustellendokumentation

MBDOK verarbeitet Bau-Dokumentationsdaten, die von Projektmitgliedern erfasst werden:

• Arbeitsdokumentationen: Datum, Bereich, Etage, Achse, Gewerk, Arbeitsart, Mengen, Stunden, Mitarbeiterzahl, Material, Notizen, Fotos
• Meldungen: Beschreibung, Kategorie, Gewerk, Priorität, Verantwortliche, Status, Verlauf, Fotos
• Planänderungen: Beschreibung, Grund, Mengen, Stunden, Fotos
• Zusatzleistungen: Beschreibung, Ursache, Menge, Einheit, Stunden, Material, Status, Freigabeverlauf, Fotos
• Berichte: Titel, Beschreibung, Kommentar, Status, Freigabeverlauf, Fotos

Diese Daten können den Ersteller (Name, Unternehmen, Rolle) und Projektmitglieder enthalten. Freitextfelder können die Originalsprache des Erfassers speichern.

8. Pläne, Fotos & Dateien

Nutzer können Baupläne (PDF, Bilder), Fotos und Audio-Dateien hochladen. Diese werden projektbezogen gespeichert und sind für berechtigte Projektmitglieder zugänglich.

9. Transaktions-E-Mails

MBDOK versendet transaktionsbezogene E-Mails: Einladungs-E-Mails, Dokumentations-E-Mails (mit Übersetzung für den Empfänger) und Passwort-Zurücksetzen-E-Mails. Dabei werden Empfänger-E-Mail-Adressen und die generierten E-Mail-Inhalte verarbeitet. Der Versand erfolgt mit dem Absender „MBDOK". Die E-Mail-Adresse no-reply@mbdok.de wird ausschließlich für automatisierte/transactionale Nachrichten verwendet und ist keine Support-Kontaktadresse.

10. Sprachfunktionen

MBDOK bietet Funktionen zur Verarbeitung von Spracheingaben. Wenn der Nutzer eine solche Funktion verwendet, kann die bereitgestellte Spracheingabe verarbeitet werden, um daraus Text für die gewünschte Dokumentationsfunktion zu erzeugen.

11. KI-gestützte Funktionen

MBDOK kann KI-gestützte Funktionen einsetzen, um vom Nutzer bereitgestellte Inhalte für die gewünschte Dokumentationsfunktion zu strukturieren oder zu übersetzen. Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte verarbeitet.

12. Cookies & lokaler Speicher

MBDOK verwendet technisch erforderliche Speichermechanismen im Browser, soweit diese für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Spracheinstellungen und den technischen Betrieb der Anwendung erforderlich sind. Es werden keine Werbe-Cookies, Tracking-Pixel oder Marketing-Skripte verwendet.

Da MBDOK ausschließlich technisch notwendige Speicherung verwendet, ist keine Einwilligung nach § 25 TTDSG erforderlich. Es werden keine Cookies zu Werbe- oder Tracking-Zwecken gesetzt.

13. Empfänger / Kategorien von Empfängern

• IT- und Infrastrukturdienstleister: Zur technischen Bereitstellung von MBDOK
• Kommunikationsdienstleister: Für den Versand transaktionsbezogener E-Mails
• Dienstleister für sprach- oder KI-gestützte Funktionen: Soweit der Nutzer diese Funktionen verwendet
• Authentifizierungsanbieter: Soweit der Nutzer eine externe Anmeldung wählt
• Projektmitglieder: Zugriff auf Projektdaten und Dokumentationen innerhalb berechtigter Projekte
• Empfänger nutzerinitiierter Kommunikation: Erhalt von Einladungs- und Dokumentations-E-Mails

14. Internationale Datenübermittlungen

Soweit im Rahmen der Verarbeitung personenbezogene Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

15. Speicherdauern

Die Speicherdauer richtet sich nach den jeweiligen Verarbeitungszwecken. Es wird unterschieden zwischen:

A) Personenbezogene Daten, die im Auftrag des Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden: Diese werden bis zur Löschung des Projekts oder der einzelnen Dokumentation gespeichert und nach Beendigung der Verarbeitung nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfordert eine weitergehende Speicherung.

B) Kunden- und Geschäftsunterlagen (z. B. Vertragsdaten, Rechnungen, Kündigungsdaten), die MB E-Commerce Services im eigenen Verantwortungsbereich verarbeitet: Diese können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden.

Kontodaten werden bis zur Kontolöschung gespeichert. Einladungen werden bis zur Annahme oder zum Ablauf gespeichert.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter support@mbdok.de.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist diejenige an Ihrem üblichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

18. Kontolöschung & Kündigung

Sie können die Löschung Ihres MBDOK-Kontos jederzeit beantragen. Die Entfernung aus einem Projekt durch einen Projektadministrator löscht nicht Ihr Benutzerkonto, sondern nur die Mitgliedschaft in diesem Projekt. Zur Löschung Ihres Kontos kontaktieren Sie uns unter support@mbdok.de.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehende Vertrags-, Abrechnungs- und Geschäftsunterlagen bleiben von einer Kontolöschung unberührt und können für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden.

19. Enterprise-Kontaktformular

Über die öffentliche Preisseite kann ein unverbindliches Enterprise-Anfrageformular ausgefüllt werden. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, geschätzte Mitarbeiterzahl, geschätzte Baustellenanzahl, Land und eine optionale Notiz. Die Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage und zur Kontaktaufnahme verwendet.

20. Lizenz-, Vertrags- und Kündigungsdaten

Im Rahmen der Lizenzverwaltung werden folgende Daten verarbeitet: gewählter Tarif, Abrechnungsintervall, Testphasen-Zeitraum (Start und Ende), Datum der vorgesehenen ersten Zahlung, Rechnungsdaten (Firma, Adresse, Land, USt-IdNr.), Zahlungsstatus, Kündigungsstatus und Kündigungsdatum. Diese Daten dienen der Vertragsabwicklung und Abrechnung.

Bei Abschluss der Testphase wird ein Nachweis der Vertrags- und Rechtserklärungen gespeichert. Dieser enthält: Benutzerkennung, Unternehmen, Zeitstempel der Bestätigung, AGB-Version, Bestätigung des B2B-Status, AGB-Akzeptanz, Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung, gewählten Tarif, Abrechnungsintervall und den angezeigten Preis. Diese Daten dienen als Nachweis der abgegebenen Vertrags- und Rechtserklärungen.